„Действието показва приоритетите.“
– Ганди
Чувствате ли се, сякаш прекарвате цялото си време в управление на кризи?
Чувствате ли, че сякаш животът преминава от гасенето на един „пожар“ в друг?
Когато се приберете вечер вкъщи, сте напълно изтощени и въпреки това не можете да посочите нещо съществено, което сте свършили през деня. Имате ли усещането, че времето за изпълняване на дневните, седмичните и месечните задачи все не ви достига?
Случва ли се по-незначителните дейности да погълнат цялото ви време и да не оставят възможност за осъществяване на по-смислените и важни задачи? Има ли моменти, в които усещате, че се „разкъсвате“ между множеството проекти и цели, прескачайки от една задача в друга?
Ако отговорите на поне част от тези въпроси с „да“, значи може би ви е необходима по-добра стратегия за управление на времето и енергията. Настоящата статия ще представи един от основополагащите методи в областта на управление на времето и приоритизирането на задачи.
Помислете за подхода си към важните задачи в ежедневието. Как се отнасяте към тях? Как процедирате? Понякога стратегията ни включва отлагане до възможно най-късен етап, но в крайна сметка настъпва момент, в който задължението ни става толкова неотложно, че ние предприемаме действия, за да го изпълним.
Ефективната стратегия за управление на времето предоставя възможност за облекчаване и решаване на подобни проблеми, съществено намалява нивата на стрес и същевременно повишава продуктивността ни.
Съществува голям набор от методи за преодоляване на тенденцията към отлагане и приоритизирането на дейности. Една от основополагащите стратегии за приоритизиране и избор сред множество конкуриращи се възможности е известният метод, наречен „Матрица на Айзенхауер“.
Дуайт Айзенхауер играе ключова роля във Втората световна война като генерал в американската армията и върховен командващ на Съюзническите сили в Европа, отговарящ за планирането и изпълнението на инвазиите в Северна Африка, Франция и Германия, а след това служи и два последователни мандата като президент на САЩ между 1953 и 1961 г.
В допълнение, Айзенхауер е известен и с невероятната си способност да поддържа производителността си не само в продължение на седмици или месеци, а в продължение на десетилетия. И поради тази причина не е изненадващо, че неговите методи за управление на времето, задачите и производителността се изучават и днес.
Стратегията му за действие и организиране на дейностите е съвсем проста и се базира на разграничаването на две ключови характеристики:
Спешност и важност
Спешност означава, че дадена задача изисква незабавно внимание. Неотложните задачи ни поставят в реактивен режим, в който фокусът ни често е отбранителен, отрицателен и стеснен.
От друга страна, важните задачи са тези, които допринасят за нашите дългосрочни цели, ценности и мисия. Понякога важните задачи също са спешни, но обикновено не са такива. Когато се съсредоточим върху важни дейности, фокусът ни е отворен и гъвкав, а ние сме по-отзивчиви, което ни помага да останем спокойни, рационални и отворени към нови възможности.
Това е доста интуитивно разграничение, но е твърде лесно да попаднем в капана на убеждението, че всички спешни дейности са също така и важни. Можем да проследим тази си склонност до корените в нашата еволюционна история. Нашите предци са се съсредоточавали повече върху краткосрочните нужди, отколкото върху дългосрочните стратегии, тъй като вниманието към непосредствени стимули, като препускащия към нас саблезъб тигър например, може да представлява разликата между живота и смъртта.
От друга страна съвременните технологии, непрекъснатото преглеждане на социалните мрежи, кратки съобщения, позвънявания, реклами и промоции непрестанно ни бомбардират с информация и така допълнително засилват нагласата към реактивност, създавайки впечатлението, че всички стимули са еднакво спешни. В такова състояние е лесно да изгубим от поглед разграничението между наистина важното и просто спешното.
Стратегията за приоритизиране и организиране, наречена „Матрица на Айзенхауер“, разглежда четири възможности:
- Спешно и важно – задачи, които ще бъдат извършени незабавно
- Важно, но не спешно – задачи, които ще планира за по-късно
- Спешно, но не важно – задачи, които ще делегирате на някой друг
- Нито спешни, нито важни – задачи, които ще премахнете
| Спешно | Неспешно | |
| Важно | Квадрант 1
Направи сега!
Пример: Напиши и изпрати доклада с краен срок днес! |
Квадрант 2
Планирай!
Пример: Три тренировки или разходка в парка седмично. |
| Неважно | Квадрант 3
Делегирай!
Пример: Резервирай хотел за предстоящата командировка.
|
Квадрант 4
Елиминирай!
Пример: Редовно посещаване на социални мрежи. Гледане на телевизия. |
Квадрант 1:
Дейностите в този квадрант са спешни и важни. Това са задачи, които изискват нашето непосредствено внимание и също така допринасят за постигане на нашите дългосрочни цели в живота. В квадрант 1 обикновено присъстват задачи от типа кризи, проблеми или важни крайни срокове. Като например подаване на данъчна декларация, повреда в автомобила, с който ходим на работа, здравословни проблеми и т.н.
С малко планиране и ефективно организиране, една част от задачите в този квадрант биха могли да бъдат елиминирани. Така например бихме могли да планираме попълването и подаването на данъчни декларации предварително или редовно да караме колата на технически преглед, вместо да чакаме да се повреди, за да реагираме.
Въпреки че няма как напълно да елиминираме спешните и важни задачи, чрез „Матрицата на Айзенхауер“ можем значително да намалим броя им и да прекарваме повече време в Квадрант 2.
Квадрант 2:
Дейностите в този квадрант са важни, но неспешни или с непосредствено настъпващ краен срок, но въпреки това способстват постигането на важни лични или професионални цели. Задачите в квадрант 2 обикновено са фокусирани върху планирането на бъдещето, развитието (личностно и професионално), създаването и поддържането на стабилни взаимоотношения, поддържане на жизненост и здравословно състояние и т.н.
Това могат да бъдат дългосрочни планове и цели, време със семейството, четене на книги и посещаване на обучения и семинари, редовно трениране и др.
Прекарването на повече време в извършване на дейности от квадрант 2 допринася за собственото ни дългосрочно развитие, щастие и успех. На практика обаче, тъй като тези задачи не е необходимо да бъдат свършени незабавно, ние често сме склонни да ги отлагаме с оправдания пред самите себе си от типа „ще стигна и до това малко по-късно, след като се погрижа за другото“.
Движейки се в тази посока е възможно дори да отлагаме осъзнаването на това кое всъщност е важно за нас в живота въобще и така да бъдем увлечени във водовъртежа на спешните неща от безкрайния ни списък със задачи. В действителност, за да преодолеем тази реактивна наклонност, е необходимо да бъдем проактивни и осъзнати в действията си.
Квадрант 3:
Дейностите, които попадат в този квадрант, се нуждаят от вниманието ни спешно, но същевременно не допринасят към осъществяването на нашите дългосрочни цели и желания. Голяма част от задачите в квадрант 3 често са свързани с други хора и осъществяването на техните цели. Това могат да бъдат обаждания по телефона, съобщения, e-mail-и и т.н.
Използвайки „Матрицата на Айзенхауер“, ще се научим да не прекарваме голямата част от времето си в квадрант 3, докато си мислим, че сме в квадрант 1. В действителност, макар задачите от квадрант 3 да са привидно важни, тъй като чрез тях най-често помагаме на други хора около себе си, те не допринасят за нашите дългосрочни цели, което означава че трябва да бъдат балансирани с дейностите от квадрант 2.
В противен случай ще се озовем в ситуация, в която се чувстваме сякаш вършим изключително много ежедневно, без да напредваме към осъществяване на собствените си дългосрочни цели и мечти, което е своеобразната рецепта за лична неудовлетвореност, докато задоволяваме нуждите на всички останали.
Квадрант 4:
Задачите в този квадрант не са нито важни, нито спешни. С други думи това са разсейващи дейности, които не допринасят за дългосрочното ни развитие и прогрес. Пример за подобни неспешни и неважни дейности могат да бъдат непрестанното преглеждане на социалните медии, безцелното гледане на телевизия, гледането на случайни видеоклипове и т.н.
В действителност, колкото повече намалим времето, прекарано в извършване на дейности от квадрант 4, толкова повече ще повишим производителността и ефективността си. Разбира се, това не означава, че можем или трябва да премахнем подобни дейности изцяло от програмата си, но след като осъзнаем каква част от времето си прекарваме безцелно, бихме могли да оптимизираме времето и ресурсите си много по-добре.
Приближавам ли се към осъществяване на целите си?
Елиминирането на дейностите, които изразходват времето ни, без да допринасят към собственото ни развитие и цели, може да се окаже доста трудна задача, особено ако не сме сигурни в каква посока точно искаме да се движим и какво конкретно искаме да постигнем.
Отговорите на тези въпроси се крият в ясно формулираните и добре осъзнати лични визия, мисия и ценности. Веднъж когато сме дефинирали тези фундаментални градивни блокове на собствения си прогрес, чрез матрицата можем значително да повишим ефективността и продуктивността си.
Инструментът за приоритизиране, наречен „Матрица на Айзенхауер“, не предлага безпогрешен подход към организирането на дейностите ни, а представлява ефективна практическа стратегия за вземане на решения, повишаване на продуктивността и идентифициране на дейности, които консумират време, без да допринасят към дългосрочните цели. Усвояването и прилагането ѝ на практика са една от основополагащите и решаващи стъпки към качествената промяна и успешния напредък към постигане собствените ни цели.
- Как да управляваме времето и енергията си ефективно?
- Как да приоритизираме дейностите си и да оптимизираме ресурсите си?
- Как да дефинираме и преследваме целите си успешно?
Отговорите на тези въпроси и още много ще разкрием на 9 юни в зала „Универсиада“ на събитието „Резонансът“.
„За да променим живота си, трябва да променим приоритетите си.“
